Comparación
entre el Capítulo 10 del PMBOK -
Comunicaciones y el Capítulo 10 del libro "Director
Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó
El capítulo de 10 del
PMBok y el capítulo 10 del libro de Pablo Lledó ahondan en el tema de la
gestión de las comunicaciones en el ámbito de proyectos. Los directores de
proyectos deben tener capacidades y habilidades especiales para trabajar en
equipo, ser buenos líderes, saber negociar y muy importante ser capaces de
comunicarse de manera efectiva y asertiva.
La comunicación se
puede dar en diferentes dimensiones. Puede ser formal o informal, interna o
externa; vertical si se da a lo largo de una cadena jerárquica u horizontal si
se trata de comunicación con los pares. Puede ser comunicación oficial o no
oficial, escrita u oral, verbal o no verbal, entre otras.
Ambos textos ilustran
la gestión de las comunicaciones por medio de una descomposición que incluye 5
procesos. En la teoría se presentan los procesos listados uno después del otro,
sin embargo en la práctica los procesos se superponen e interactúan en formas
diferentes a lo largo de los grupos de procesos de iniciación, planificación,
ejecución y control.
El primer proceso en
la gestión de las comunicaciones es el identificar a los interesados. En este
proceso se busca recolectar y documentar la información más relevante acerca de
todas las personas u organizaciones que se vean impactadas o tengan un interés
particular en el proyecto. Para llevar a cabo este proceso es necesario contar
con información relacionada con las bases del proyecto, tal como el acta de
constitución del proyecto, los documentos de adquisición, factores ambientales
de la organización, entre otros; todo esto con el fin de realizar una búsqueda
e identificación exhaustiva de todas las personas y entidades relacionadas con
el proyecto.
Por medio de estos
insumos se desarrolla un análisis de los interesados por medio del cual se
recopila información para saber cuáles son los intereses que deben tenerse en
cuenta a lo largo del proyecto. El PMBok además incluye el juicio de expertos
como parte de las herramientas en el desarrollo de este proceso. Finalmente,
los resultados son un registro de los interesados y una estrategia de gestión
de los interesados.
El segundo proceso en
la gestión de las comunicaciones es precisamente la planificación de las
mismas. En este proceso se determinan las necesidades de información de los
interesados y se define la manera en que se abordarán estas comunicaciones. La
estructura organizacional con que se trabaje constituye una variable
significativa en el desarrollo de éste proceso. Los insumos para la
planificación de las comunicaciones son el registro de los interesados, la
estrategia de gestión de los interesados, factores ambientales y activos de los
procesos de la empresa.
Pablo Lledó además
indica que en el proceso de la planificación de las comunicaciones se debe dar
respuesta a una serie de preguntas como lo son: ¿Qué necesitan los
involucrados? ¿Cuándo la necesitan? ¿Cuántos canales hay? ¿Quién se comunica
con quién? Entre otros.
Entre las
herramientas de éste proceso se encuentra el análisis de requisitos de
comunicación, en él se determinan las necesidades de información de los
interesados y se delimitan los procesos en que se indican quién se comunicará
con quien. La cantidad de canales necesarios se determina por medio de la
siguiente fórmula:
N(n-1)/2
En donde “n”
representa el número de interesados. Otra herramienta es identificar el tipo de
tecnología que se utilizará para distribuir la información, los modelos y
métodos de comunicación a implementar. Del proceso de planificación de las
comunicaciones se obtiene el plan para la gestión de las comunicaciones y
diversas actualizaciones a los documentos del proyecto.
El tercer proceso
viene a ser la distribución de la información, en este proceso se pretende
poner toda la información relevante a disposición de los interesados según lo
indique el plan establecido. Para llevar esta tarea a cabo, se requiere del
plan para la dirección del proyecto, informes de desempeño e información acerca
de los activos de los procesos de la organización. Las herramientas están
compuestas por los modelos de comunicación, como lo son las reuniones, video y
audio conferencias, entre otros.
Pablo Lledó da una
serie de recomendaciones para tener reuniones más efectivas, entre ellas
definir claramente el objetivo de cada reunión, distribuir la agenda a discutir
previamente, establecer y cumplir un horario de inicio y fin, asignar plazos a
los entregables, etc.
Otra de las
herramientas de este proceso son los métodos de distribución. El libro de Pablo
Lledó ahonda en diversas consideraciones a tener en cuenta a la hora de
seleccionar estos métodos, tales consideraciones incluyen calcular la cantidad de emisores y receptores
involucrados, la dirección que debe tener la comunicación y la complejidad de la misma.
De este proceso se
obtienen notificaciones sobre el proyecto a los interesados, presentaciones del
proyecto e informes de avance, realimentación de los interesados y
actualizaciones a los documentos del proyecto.
El cuarto proceso es
gestionar las expectativas de los interesados, en él se trabaja en conjunto con
los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar y solucionar los
problemas a medida que aparecen. Como insumos se necesita del registro de
interesados, del plan de las comunicaciones, estrategia de gestión de los
interesados, el registro de incidentes y de cambios y los activos de los
procesos de la organización.
Entre las
herramientas y técnicas, ambos libros mencionan a los métodos de comunicación y
habilidades interpersonales y de gestión. Al final del proceso se encuentran
las solicitudes de cambio y actualizaciones a los documentos del proyecto.
El quinto y último
proceso es el de informar del desempeño, en el cual se recopila y distribuye
información sobre el desempeño. Para esto se necesita del plan para la
dirección del proyecto con sus líneas de base, información sobre el desempeño
del trabajo, las mediciones de este desempeño así como las proyecciones del
presupuesto.
Como técnicas y
herramientas están diversos análisis de variación, métodos de proyección, de
comunicación y un sistema de generación de informes. Los resultados de este
proceso son los informes de desempeño, las solicitudes de cambio y
actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.
