Comparación entre el Capítulo 10 del PMBOK - Comunicaciones y el Capítulo 10 del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó

El capítulo de 10 del PMBok y el capítulo 10 del libro de Pablo Lledó ahondan en el tema de la gestión de las comunicaciones en el ámbito de proyectos. Los directores de proyectos deben tener capacidades y habilidades especiales para trabajar en equipo, ser buenos líderes, saber negociar y muy importante ser capaces de comunicarse de manera efectiva y asertiva.

La comunicación se puede dar en diferentes dimensiones. Puede ser formal o informal, interna o externa; vertical si se da a lo largo de una cadena jerárquica u horizontal si se trata de comunicación con los pares. Puede ser comunicación oficial o no oficial, escrita u oral, verbal o no verbal, entre otras.

Ambos textos ilustran la gestión de las comunicaciones por medio de una descomposición que incluye 5 procesos. En la teoría se presentan los procesos listados uno después del otro, sin embargo en la práctica los procesos se superponen e interactúan en formas diferentes a lo largo de los grupos de procesos de iniciación, planificación, ejecución y control.

El primer proceso en la gestión de las comunicaciones es el identificar a los interesados. En este proceso se busca recolectar y documentar la información más relevante acerca de todas las personas u organizaciones que se vean impactadas o tengan un interés particular en el proyecto. Para llevar a cabo este proceso es necesario contar con información relacionada con las bases del proyecto, tal como el acta de constitución del proyecto, los documentos de adquisición, factores ambientales de la organización, entre otros; todo esto con el fin de realizar una búsqueda e identificación exhaustiva de todas las personas y entidades relacionadas con el proyecto.

Por medio de estos insumos se desarrolla un análisis de los interesados por medio del cual se recopila información para saber cuáles son los intereses que deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. El PMBok además incluye el juicio de expertos como parte de las herramientas en el desarrollo de este proceso. Finalmente, los resultados son un registro de los interesados y una estrategia de gestión de los interesados.

El segundo proceso en la gestión de las comunicaciones es precisamente la planificación de las mismas. En este proceso se determinan las necesidades de información de los interesados y se define la manera en que se abordarán estas comunicaciones. La estructura organizacional con que se trabaje constituye una variable significativa en el desarrollo de éste proceso. Los insumos para la planificación de las comunicaciones son el registro de los interesados, la estrategia de gestión de los interesados, factores ambientales y activos de los procesos de la empresa.

Pablo Lledó además indica que en el proceso de la planificación de las comunicaciones se debe dar respuesta a una serie de preguntas como lo son: ¿Qué necesitan los involucrados? ¿Cuándo la necesitan? ¿Cuántos canales hay? ¿Quién se comunica con quién? Entre otros.

Entre las herramientas de éste proceso se encuentra el análisis de requisitos de comunicación, en él se determinan las necesidades de información de los interesados y se delimitan los procesos en que se indican quién se comunicará con quien. La cantidad de canales necesarios se determina por medio de la siguiente fórmula:

N(n-1)/2

En donde “n” representa el número de interesados. Otra herramienta es identificar el tipo de tecnología que se utilizará para distribuir la información, los modelos y métodos de comunicación a implementar. Del proceso de planificación de las comunicaciones se obtiene el plan para la gestión de las comunicaciones y diversas actualizaciones a los documentos del proyecto.

El tercer proceso viene a ser la distribución de la información, en este proceso se pretende poner toda la información relevante a disposición de los interesados según lo indique el plan establecido. Para llevar esta tarea a cabo, se requiere del plan para la dirección del proyecto, informes de desempeño e información acerca de los activos de los procesos de la organización. Las herramientas están compuestas por los modelos de comunicación, como lo son las reuniones, video y audio conferencias, entre otros.

Pablo Lledó da una serie de recomendaciones para tener reuniones más efectivas, entre ellas definir claramente el objetivo de cada reunión, distribuir la agenda a discutir previamente, establecer y cumplir un horario de inicio y fin, asignar plazos a los entregables, etc.

Otra de las herramientas de este proceso son los métodos de distribución. El libro de Pablo Lledó ahonda en diversas consideraciones a tener en cuenta a la hora de seleccionar estos métodos, tales consideraciones incluyen calcular  la cantidad de emisores y receptores involucrados, la dirección que debe tener la comunicación  y la complejidad de la misma.

De este proceso se obtienen notificaciones sobre el proyecto a los interesados, presentaciones del proyecto e informes de avance, realimentación de los interesados y actualizaciones a los documentos del proyecto.

El cuarto proceso es gestionar las expectativas de los interesados, en él se trabaja en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar y solucionar los problemas a medida que aparecen. Como insumos se necesita del registro de interesados, del plan de las comunicaciones, estrategia de gestión de los interesados, el registro de incidentes y de cambios y los activos de los procesos de la organización.

Entre las herramientas y técnicas, ambos libros mencionan a los métodos de comunicación y habilidades interpersonales y de gestión. Al final del proceso se encuentran las solicitudes de cambio y actualizaciones a los documentos del proyecto.

El quinto y último proceso es el de informar del desempeño, en el cual se recopila y distribuye información sobre el desempeño. Para esto se necesita del plan para la dirección del proyecto con sus líneas de base, información sobre el desempeño del trabajo, las mediciones de este desempeño así como las proyecciones del presupuesto.

Como técnicas y herramientas están diversos análisis de variación, métodos de proyección, de comunicación y un sistema de generación de informes. Los resultados de este proceso son los informes de desempeño, las solicitudes de cambio y actualizaciones a los activos de los procesos de la organización.